INTELLIGENZA ARTIFICIALE IN AZIENDA: NUOVI OBBLIGHI INFORMATIVI PER LE AZIENDE VERSO I LAVORATORI

La legge delega n. 132/2025 (si veda sull’argomento anche la nostra circolare n. 132/2025) ha, tra le altre cose, introdotto un nuovo obbligo informativo in capo alle aziende nel caso di utilizzo dell’intelligenza artificiale (IA) in azienda.

Dal 10 ottobre 2025 (data di entrata in vigore della legge) infatti, il datore di lavoro o il committente devono informare i lavoratori sull’utilizzo dei sistemi di intelligenza artificiale nella gestione del rapporto di lavoro. L’obbligo (che interessa sia il settore pubblico che quello privato) ricorre se e quando l’IA venga applicata per ottenere informazioni rilevanti ai fini:

• dell’assunzione o del conferimento dell’incarico di lavoro;
• della gestione o cessazione del rapporto di lavoro;
• dell’assegnazione di compiti o di mansioni;
• per la sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni dei lavoratori.

Da quando scatta l’obbligo

L’obbligo scatta dal 10 ottobre 2025. Per i rapporti di lavoro instaurati a partire da tale data, l’obbligo deve essere osservato all’assunzione o al conferimento dell’incarico, comunque prima dell’inizio dell’attività lavorativa (generalmente insieme alla consegna delle altre informazioni relative al rapporto di lavoro).

Se l’IA non è ancora utilizzata, l’obbligo andrà osservato almeno 24 ore prima dell’introduzione dell’intelligenza artificiale nella gestione dei rapporti di lavoro.

Obbligo che si aggiunge a quelli del “Decreto Trasparenza”

Il nuovo adempimento è contenuto nell’art. 11 della legge n. 135/2025 e viene collegato dal legislatore alle disposizioni contenute nel D.lgs n. 152/1997, così come modificato dal D.lgs n. 104/2022 (“Decreto Trasparenza”), che ha disciplinato il diritto dei lavoratori ad avere un’esaustiva informazione su quelli che sono gli elementi essenziali del rapporto di lavoro.

Sulla base della disciplina contenuta nel D.lgs n. 104/2022 (che si applica a tutti i rapporti instaurati dal 01-08-2022; i lavoratori invece già assunti a tale data, possono fare richiesta delle informazioni per iscritto al proprio datore di lavoro, il quale deve fornirli entro 60 giorni), l’obbligo informativo viene assolto dal datore di lavoro o committente, mediante la consegna al lavoratore, all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, alternativamente:

• del contratto individuale di lavoro;
• di una copia della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro.

Le tipologie di informazioni da fornire al lavoratore possono essere distinte fra:

• informazioni di base (sempre dovute);
• informazioni digitali (da fornire nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati);
• informazioni estere (dovute soltanto dai datori di lavoro privati in caso di utilizzo di manodopera straniera).

In tutti i casi tali informazioni fornite devono anche essere conservate e rese accessibili ai lavoratori da parte dei datori di lavoro e dei committenti, che devono conservare anche prova della trasmissione o della ricezione da parte dei lavoratori.

Il nuovo obbligo di informazione sull’utilizzo dell’IA, si inserisce andando ad ampliare il novero delle informazioni del secondo tipo dovute dai datori di lavoro.

Come adempiere

Se dovuta, il datore di lavoro o il committente deve rendere l’informativa ai lavoratori in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

L’obbligo di informativa nei confronti dell’RSU-RSA

La comunicazione delle medesime informazioni va fatta anche nei confronti dell’RSU-RSA o, in mancanza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali più rappresentative sul piano nazionale.

Considerazioni finali

Il nuovo adempimento opera dal 10 ottobre 2025. In attesa di istruzioni da parte del Ministero del lavoro o dell’Inl, si può ritenere che i datori di lavoro e i committenti che a tale data già fanno uso dell’intelligenza artificiale, siano tenuti all’obbligo solo in caso di nuove assunzioni o nuovi conferimenti di incarichi di lavoro. In tal caso il datore di lavoro è tenuto a fornire l’informativa di utilizzo dell’IA al lavoratore, unitamente alle altre informazioni sul rapporto di lavoro e prima di iniziare l’attività lavorativa.