LA CORRETTA PIANIFICAZIONE DELLE SPESE PER LE TRASFERTE DEI LAVORATORI

Si avvicina la fine dell’anno e le aziende si trovano nella necessità di andare a programmare e stimare quello che sarà il costo del lavoro dell’anno 2026, attraverso la predisposizione del budget del personale.

Tra i costi da stimare vi sono anche quelli relativi alle trasferte effettuate dai lavoratori, sia in Italia che all’estero. Tali trasferte comportano il sostenimento di ulteriori costi per le aziende, la cui quantificazione dipende a seconda della modalità di gestione e del rimborso delle spese sostenute durante la trasferta. Costi che possiamo dividere in:

• da retribuzione
• da ore di viaggio
• da rimborso spese

COSTI DA RETRIBUZIONE

Il lavoratore inviato in trasferta ha diritto all’ordinaria retribuzione secondo il principio di indifferenza del luogo di svolgimento dell’attività lavorativa. Pertanto esso avrà diritto all’ordinaria retribuzione per il periodo di missione, a cui si aggiungerà l’eventuale costo da straordinario per le ore prestate con le maggiorazioni previste dal Ccnl.

Per quanto riguarda la quantificazione del costo:

• sulle ore ordinarie sarà dovuta l’ordinaria contribuzione Inps ed Inail e l’importo sarà utile al calcolo del TFR;
• sulle ore straordinarie sarà dovuta la contribuzione Inps ed Inail; l’importo riconosciuto non sarà ritenuto utile ai fini del TFR, a meno che non venga riconosciuta al lavoratore un’indennità a titolo di straordinario forfettizzato.

COSTI DELLE ORE DI VIAGGIO

Qualora previsto dal Ccnl applicato, al lavoratore spetterà il compenso delle ore di viaggio effettuate per raggiungere il luogo di destinazione della trasferta.

A titolo esemplificativo, il Ccnl per la piccola e media industria privata (Ccnl di Unionmecccanica-Confapi) prevede che al lavoratore comandato in trasferta, ad esclusione del personale direttivo, spetta un compenso per il tempo di viaggio, preventivamente approvato dall’azienda, in base ai mezzi di trasporto dalla stessa autorizzati per raggiungere la località di destinazione e viceversa, nelle seguenti misure:

• la corresponsione della normale retribuzione per tutto il tempo coincidente col normale orario giornaliero di lavoro in atto nello stabilimento o cantiere di origine;
• la corresponsione di un importo pari all’85% per le ore eccedenti il normale orario di lavoro di cui al punto a), con esclusione di qualsiasi maggiorazione.

Il Ccnl prevede poi che il compenso per il tempo di viaggio effettuato al di fuori del normale orario di lavoro, è escluso dal calcolo della retribuzione spettante per tutti gli istituti contrattuali e/o di legge.

In assenza invece di previsione contrattuale, nulla vieta ai datori di lavoro di retribuire le ore di viaggio svolte dai propri collaboratori; retribuzione che può avvenire considerandole come ordinarie ore di lavoro, qualora il viaggio si collochi entro la giornata lavorativa, ma anche come specifica voce retributiva qualora le stesse si collochino al di fuori dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale. In tal caso sarà opportuno comunque identificarle con una specifica voce nel cedolino paga e nel LUL, al fine di evitare che, se considerate come ore ordinarie, le stesse siano da ritenere utili ai fini del raggiungimento dell’ordinario orario di lavoro, superato il quale scatta la disciplina del lavoro straordinario.

COSTO DA INDENNITA’ DI TRASFERTA E RIMBORSO SPESE

Il lavoratore in trasferta ha diritto, oltre alla retribuzione, anche al rimborso, in modo forfettario o analitico, delle spese sostenute per il datore di lavoro nella località di trasferta (infatti le spese sostenute dal lavoratore nell’interesse dell’azienda sono a carico di quest’ultima e le stesse rappresentano un costo).

Le spese solitamente rimborsate riguardano il viaggio, il trasporto, il vitto e l’alloggio, nonché eventuali altre spese.

Sono i contratti collettivi o quelli individuali a prevedere una serie di compensi, indennità o rimborsi spese collegati alla trasferta. Il costo della trasferta dipende dalla modalità di rimborso adottata dal datore di lavoro.

Indennità forfettaria

Qualora il datore di lavoro opti per l’indennità forfettaria, in sede di budget sarà necessario stimare i giorni di trasferta in Italia e all’estero che andranno poi moltiplicati per le indennità giornaliere riconosciute. A tal proposito si ricorda che l’art. 51 del TUIR stabilisce che le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale, concorrono a formare il reddito per la parte eccedente 46,48 euro al giorno, elevate a 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto.

Pertanto, qualora il valore dell’indennità risulti essere dentro 46,48 Italia e 77,47 estero, l’importo riconosciuto non sarà assoggettato ad oneri a carico dell’azienda. Diversamente qualora il datore di lavoro decida di erogare un importo superiore al limite di legge, la differenza rispetto alla franchigia esente, sarà considerata retribuzione e sulla stessa sarà dovuta la relativa contribuzione Inps ed Inail e, salvo diversa previsione contrattuale, non sarà dovuta l’incidenza ai fini del TFR.

Rimborso analitico

Nel caso in cui il datore di lavoro opti per il sistema del rimborso analitico a piè di lista, in questo caso la quantificazione risulterà più difficile. La norma prevede infatti che in caso di trasferta, sono esenti i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto riconosciuti al lavoratore, a condizione che gli stessi siano analiticamente attestati e documentati e, nel caso di trasferte in Italia, le relative spese siano state sostenute mediante l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.

Un’ulteriore considerazione va poi infine fatta ai fini della deducibilità del costo ai fini Ires. A differenza dell’indennità forfettaria (per la quale non esistono limiti di deducibilità), l’art. 95 comma 3 del TUIR stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso a piè di lista dal reddito d’impresa. La situazione infatti cambia a seconda del tipo di spese rimborsate (pe vitto alloggio o trasporto).

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili:

• fino ad euro 180,76 (al giorno) per trasferte extracomunali in Italia;
• fino ad euro 258,23 (al giorno) per trasferte all’estero;
• nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali.

Le spese per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purché documentate e sostenute con strumenti di pagamento tracciato.

Nel caso, infine, in cui il lavoratore abbia utilizzato un’auto propria o a noleggio, il costo di percorrenza è deducibile interamente pe veicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o a 20 se diesel.