Facciamo riferimento alle nostre circolari n. 47/2024 e n. 53/2024 nelle quali davamo conto di un provvedimento del Garante della Privacy datato 21-12-2023 (ma pubblicato solo in data 06-02-2024) che si riferiva alla corretta gestione dei metadati delle mail dei lavoratori gestite in cloud, e che aveva destato parecchio allarme nelle aziende.
Il Garante aveva nel provvedimento indicato la necessità di limitare a 7 giorni (estensibili al massimo per altre 48 ore) il periodo massimo di conservazione dei metadati delle e-mail dei lavoratori (giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto, dimensioni della mail), fatti salvi i casi regolati da un accordo aziendale o autorizzati dall’Ispettorato del Lavoro. Una regola che avrebbe potuto cancellare la memoria storica delle aziende, in quanto senza i metadati è sostanzialmente impossibile indicizzare, e quindi trovare i messaggi di posta elettronica.
Il Garante ora fa una parziale marcia indietro ed ha deciso di avviare una consultazione pubblica su questo tema: datori di lavoro, esperti in materia di protezione dei dati personali e tutti i soggetti in qualche modo interessati, potranno inviare al Garante proprie osservazioni, commenti, informazioni, entro 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale che per comodità alleghiamo alla presente circolare. Le osservazioni potranno essere inviate (via mail o pec) alle caselle protocollo@gpdp.it o protocollo@pec.gpdp.it
Il Garante ha poi deciso di differire l’efficacia del documento di indirizzo del 21-12-2023 fino a quando, una volta terminata la consultazione pubblica, non saranno adottate nuove misure (o, in caso di mancata adozione di nuovi atti, fino ai 60 giorni successivi alla fine della consultazione).
Si tratta di misure opportune che non risolvono tuttavia il problema ma che lo spostano solo nel tempo.