Il Ministero del Lavoro, attraverso l’interpello n. 2 del 30-09-2026, chiarisce le condizioni per assolvere, in modalità digitale, gli obblighi documentali connessi all’instaurazione del rapporto di lavoro.

Le modalità da adottare cambiano a seconda della natura del documento.

Documenti che hanno un mero contenuto informativo

Per i documenti che hanno un mero contenuto informativo e che non richiedono una manifestazione di volontà o una dichiarazione del lavoratore, il Ministero ammette la messa a disposizione attraverso un’area riservata di una piattaforma aziendale.

La soluzione è consentita a condizione che siano garantite:

• l’identificazione dell’utente;
• la sicurezza dell’accesso;
• la possibilità per il lavoratore di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
• l’integrità dei documenti stessi e la tracciabilità della data di messa a disposizione;
• la tracciabilità (quando richiesta) della data di presa visione del documento.

La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro, dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi. Resta comunque in capo al datore di lavoro la responsabilità dell’adempimento e del rispetto della normativa sulla privacy.

Un’eventuale momentanea indisponibilità della piattaforma non giustifica i mancato rispetto dei termini per gli adempimenti.

Restano utilizzabili anche la Pec e gli altri strumenti telematici in grado di provare l’avvenuta consegna.

Documenti che contengono dichiarazioni di volontà del lavoratore

Regole più stringenti valgono invece quando la documentazione contiene delle dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore. In questo caso occorre distinguere l’identificazione elettronica dalla sottoscrizione.

SPID e CIE possono essere utilizzati per identificare il lavoratore, ma il loro impiego, da solo, non equivale all’apposizione di una firma elettronica.

Perché il documento informatico soddisfi i requisiti di legge è in questi casi necessaria la firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, oppure un processo di formazione del documento che, previa identificazione informatica dell’autore, ne assicuri sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca al dichiarante. Tra le soluzioni ammesse possono rientrare sistemi di firma elettronica avanzata nei quali il lavoratore, identificato anche tramite SPID e CIE, utilizzi un meccanismo posto sotto il suo esclusivo controllo, come un codice monouso ricevuto sul proprio dispositivo, nel rispetto delle regole applicabili.

Non viene invece riconosciuta alla “Carta nazionale dei servizi” (CNS), in questo specifico ambito, un’equivalenza con lo SPID o la CIE.

In ogni caso il datore di lavoro deve poter dimostrare, anche in sede ispettiva, il corretto assolvimento degli obblighi.