LO SMART-WORKING COME STRUMENTO DI RIDUZIONE DEI COSTI PER IMPRESE E LAVORATORI

L’aumento del costo dei carburanti dovuto allo shock energetico causato dalla guerra in Iran incide in modo diretto e indiretto sui costi organizzativi delle imprese ed anche sul reddito dei lavoratori.

In questo contesto, in costante evoluzione, la Commissione UE ha sollecitato il ricorso allo Smart-Working (o Lavoro Agile) come misura per fra fronte alla crisi energetica, riducendo in primis i consumi legati agli spostamenti. Anche in un’ottica di responsabilità sociale d’impresa, il datore di lavoro può adottare misure organizzative che consentono di ridurre il numero di giorni di lavoro in presenza e conseguentemente gli spostamenti casa-lavoro, facendo risparmiare sul costo del carburante i propri collaboratori.

Vediamo quindi di seguito di analizzare lo strumento dello Smart-Working ed i benefici economici che da esso si possono trarre.

Che cos’è lo Smart-Working

La legge n. 81/2017 definisce il Lavoro Agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo scritto tra le parti (azienda e lavoratore), organizzata per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, attraverso la quale la prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa ed entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale.

Nel Lavoro Agile quindi il rapporto di lavoro resta l’ordinario lavoro subordinato, ma quello che cambia è la modalità di svolgimento della prestazione, con riferimento al luogo e al tempo di esecuzione dell’attività.

La stipula dell’accordo individuale

Elemento fondamentale per l’attivazione è l’accordo individuale, che viene previsto dall’art. 19 della legge n. 81/2017 e dal Protocollo nazionale del 7 dicembre 2021, il quale stabilisce quello che deve essere il contenuto minimo dell’accordo individuale sottoscritto tra l’azienda ed il lavoratore.

Esso deve prevedere:

• la durata, che può essere a termine o a tempo indeterminato;
• le modalità di alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
• i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
• gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
• le modalità di utilizzo degli strumenti di lavoro;
• i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
• le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 4 della legge n. 300/1970 e della normativa in materia di protezione dei dati personali;
• l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Le novità previste in materia di salute e sicurezza sul lavoro

Dal 7 aprile 2026 è entrato in vigore l’art. 11 della legge n. 34/2026 (legge sulle Pmi si veda a tal proposito la nostra circolare n. 41/2026) che rafforza gli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro quando la prestazione è resa al di fuori dei locali aziendali.

Il provvedimento specifica che il datore di lavoro è obbligato a consegnare al lavoratore interessato e al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale devono essere individuati i rischi generali e quelli specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro, ivi compresi quelli inerenti all’utilizzo dei videoterminali.

Le imprese dovranno quindi implementare dei sistemi di tracciabilità della consegna dell’informativa, sia per dimostrare l’adempimento dell’obbligo, sia per tutelare il lavoratore attraverso una documentazione aggiornata. Per le aziende non sarà sufficiente predisporre l’informativa, ma occorrerà garantirne l’effettiva consegna ed occorrerà conservare prove documentali di tale adempimento per non incorrere in conseguenze penali.

Al mancato adempimento del suddetto obbligo di informativa annua, è estesa la sanzione penale già prevista dall’art. 55 comma 5, lettera c), del D.lgs n. 81/2008 (arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro).

Quali sono i benefici del Lavoro Agile

L’attivazione del Lavoro Agile può portare notevoli benefici sia all’azienda che al lavoratore.

Per le aziende lo Smart-Working consente:

• una riduzione dei costi diretti (es. costo mensa interna qualora a carico del datore di lavoro) e indiretti (minori spese energetiche per le sedi operative);
• minori rimborsi per eventuali trasferte e indennità di viaggio ed una razionalizzazione degli spazi interni.

Per il lavoratore si segnala:

• un utilizzo strutturato del Lavoro Agile per un paio di giorni a settimana comporterebbe l’indubbio risparmio del costo del carburante per quelle giornate in cui la prestazione lavorativa viene svolta da remoto, ovvero dalla propria abitazione;
• è inoltre da considerare che l’innalzamento delle temperature proprio di questo periodo dell’anno, comporta lo spegnimento dei sistemi di riscaldamento, con il beneficio ulteriore che quando la prestazione lavorativa viene svolta da remoto il lavoratore non dovrà sostenere i costi del riscaldamento;
• da ultimo è da tener presenta anche il positivo impatto ambientale della misura, dato da un minor utilizzo delle auto personali per recarsi al lavoro.

Un esempio di calcolo sul risparmio del carburante

Ipotizziamo di dover quantificare il costo del trasporto sostenuto da un lavoratore che giornalmente effettua il tragitto casa lavoro e viceversa per un totale di 60 km giornalieri.

Ipotizzando che l’auto percorra mediamente 14 km con un litro di benzina, per ogni giorno di lavoro in azienda il lavoratore utilizzerebbe circa 4,5 litri di benzina che, ad un prezzo di 2,20 euro per litro, comporta un costo indicativo di 10 euro giornalieri.

Moltiplicando 10 euro al giorno per 20 giorni lavorativi medi settimanali, il costo mensile da carburante per “motivi di lavoro” sarebbe di circa 200 euro mensili.

Se invece venisse concordato con il datore di lavoro uno Smart-Working per 2 giorni a settimana, i giorni di presenza in sede scenderebbero a 12 al mese, con un costo a carico del lavoratore di 120 euro.

Il risparmio quindi, solo in termini di carburante, ammonterebbe su base mensile a 80 euro.